Оформляем положение о командировках

Как составить положение о командировках на 2017-2018 годы

Положение о командировках на 2017-2018 годы имеет ряд существенных отличий от локальных документов, утвержденных в предыдущие годы, и содержит свод так называемых правил, которые необходимо соблюдать работодателям и сотрудникам. Как самостоятельно разработать такой важный для компании нормативный документ, вы узнаете из нашей статьи.

Государственные документы, регламентирующие положение о командировках

Само понятие служебной командировки раскрыто в ст. 166 ТК РФ, однако об обязанности работодателя разработать и утвердить специальное положение, регламентирующее условия отправки сотрудников в служебные командировки, там ничего не сказано. При этом в ст. 168 и некоторых других встречаются упоминания о некоем локальном нормативном акте, в котором должны быть урегулированы вопросы, касающиеся порядка и размера возмещения командировочных расходов и т. п.Оформляем положение о командировках

Руководствоваться при составлении такого локального документа, как положение о служебных поездках (командировках), следует нормами ТК РФ и правительственных постановлений от 13.10.2008 № 749 и от 26.12.2005 № 812.

Где бесплатно скачать положение о командировках образца 2017-2018 годов?

Образец положения о командировках на 2017-2018 годы вы сможете скачать на нашем сайте. Мы ручаемся, что представленный нами вариант данного локального акта сможет использовать в качестве основы для создания своего практически каждый работодатель вне зависимости от сферы деятельности.

Оформляем положение о командировках

Оформляем положение о командировках

Новые правила составления положения о командировках в 2017-2018 годах

В результате вступления в силу правительственного постановления от 29.12.2014 № 1595 с 2016 года было отменено обязательство по использованию при оформлении командировок таких документов, как служебное задание и командировочное удостоверение. Это существенно упростило процесс оформления документов командированным, но в то же время потребовало внесения правок в существующее положение о командировках (далее по тексту — положение).

Хотя этот документ и не является обязательным для утверждения в компании локальным нормативным актом, его наличие позволяет упорядочить внутренний документооборот и обеспечивает взаимопонимание с контролирующими органами при проверке документов, связанных с командировками.

Второе преимущество его использования связано с учетом расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль: четко прописанная схема оформления командировок облегчает контроль за получением необходимой для налогового учета документации. При этом компании могут продолжать пользоваться документами, ставшими после принятия постановления № 1595 необязательными. Таким образом, в этом случае вносить изменения в положение нет особой нужды.

Что включает в себя положение о командировках?

Структура положения о командировках обычно включает несколько разделов.

    Общие сведения
    В этом разделе прописываются основные понятия и условия, связанные с командировками. Например, определяется, считаются ли поездки на 1 день командировками и кто имеет полномочия принимать решения о командировании сотрудников, указывается перечень лиц, которые могут быть откомандированы по делам компании в другую местность, и прочие подобные моменты.

Длительность командировок
В этом разделе работодателем устанавливается максимальный и минимальный сроки нахождения работника в служебной поездке. Кроме того, здесь необходимо описать, как именно следует продлевать командировку в случае необходимости, для чего потребуется прописать, какое должностное лицо может принять данное решение, какие должны быть основания (документы) для продления, как возмещаются расходы откомандированному в связи с продлением его поездки. Таким же образом должна быть подробно расписана процедура сокращения срока командировки. Также в этом разделе работодатель может указать, как считается продолжительность командировки, что принимается за момент отъезда и приезда, следует ли командированному выходить на работу сразу же по прибытии (т. е. в день приезда).

Документальное оформление
В этой части положения, которая по праву может считаться основной, перечисляются формы документов (в том числе ставшие необязательными в 2016 году, но понравившиеся работодателю), которыми оформляются служебные поездки. Также здесь следует указать лицо, ответственное за выписку необходимых документов, утверждение авансовых отчетов и подготовку командированного к поездке. Кроме того, в этом разделе устанавливаются сроки подачи командированным всей документации по возвращению из поездки.

Оплата труда и командировочные расходы
В этом разделе необходимо перечислить, какие траты командированного компенсируются за счет предприятия, как рассчитывается величина суточных и какие факторы влияют на определение размера аванса. Также здесь необходимо определить, как и в каком размере будут оплачиваться расходы по найму и бронированию жилья.

  • Порядок возмещения командировочных трат
    В этом объемном по содержанию разделе следует обозначить перечень и пределы всех возможных трат командированного, которые работодатель готов компенсировать. Также здесь обязательно обозначается, какие расходы будут компенсированы лишь при условии представления определенных первичных документов, а какие траты возмещаются и при отсутствии документации. К числу стандартных расходов можно отнести:Дополнительные условия
    Здесь обычно работодатели описывают права, обязанности и ответственность командированных. Также здесь могут быть урегулированы и другие вопросы, которые не были затронуты выше (к примеру, вид дисциплинарного взыскания за несвоевременную сдачу документов при выходе на работу после командировки).
    • Траты на проезд: стоимость проездных билетов, оплата такси, ГСМ, парковки, провоза багажа и пр. Например, если говорить об оплате авиаперелетов, то тут достаточно посадочного талона и маршрут-квитанции (письмо Министерства финансов России «О предоставлении социального налогового вычета…» от 19.06.2015 № 03-03-07 / 35548).
    • Расходы на оформление документов для выезда: оформление виз, консульские сборы, изготовление загранпаспорта и пр. (речь идет только об обязательных сборах).
    • Плата за проживание (расходы на гостиницу, бронирование и аренду жилья, дополнительные гостиничные услуги). В качестве подтверждения расходов на проживание в гостинице можно предъявить оформленный там по правилам правительственного постановления «О порядке осуществления наличных денежных расчетов…» от 06.05.2008 № 359 бланк строгой отчетности, например гостиничный счет (письмо Министерства финансов России «О документальном подтверждении расходов…» от 18.08.2010 № 03-03-06/1/556);
    • расходы на связь (плата за телефонные переговоры, услуги интернета и пр.).

    Также в этом разделе Положения работодатель может определить:

    • выплачивается ли компенсация всем сотрудникам в одинаковом (фиксированном) размере или он зависит от должности, которую занимает командированный;
    • влияет ли дальность служебной поездки, ее срок или что-то иное на размер компенсационных выплат.

    Нелишним будет также одним из разделов положения закрепить право направляемого в командировку сотрудника отказаться от запланированной служебной поездки. При этом лучше всего будет составить исчерпывающий список ситуаций, в которых сотрудник может написать отказ от поездки (следует указать, в какой форме должно быть оформлено такое решение), а также перечислены случаи, когда отправка работника является незаконной. Например, запрещается командировать в поездки беременных (ст. 259 ТК РФ) и несовершеннолетних (ст. 268 ТК РФ).

    Порядок разработки и утверждения положения о командировках

    В отличие от государственных документов, которые составляются уполномоченными госорганами или их представителями, локальные нормативные акты разрабатываются специальными структурными подразделениями конкретных компаний. В частности, положение обычно составляется в бухгалтерии и визируется в юридическом отделе. При этом, как и все нормативные акты, имеющие значение для деятельности учреждения/госоргана, положение утверждается руководителем компании путем издания соответствующего приказа, после чего обязательно ознакомление с его содержанием всех сотрудников под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

    В качестве приложений к положению могут быть прикреплены типовые бланки документов, которые участвуют в документообороте, связанном с командировками. Поскольку сейчас не требуется использовать унифицированные формы документов, бланки разрабатываются на предприятиях самостоятельно с указанием в них необходимых реквизитов (п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

    Итак, указанное положение является одним из основных нормативных актов, принимаемых на каждом предприятии. Оно необходимо для упорядочивания учета и документооборота в компании. С его помощью можно установить регламент по решению вопросов, связанных с направлением командированных сотрудников в служебные поездки. Четкое и правильно оформленное положение может избавить работодателя от многих проблем, связанных с документированием и оплатой/компенсацией командировочных расходов. Кроме того, благодаря данному локальному документу предприятие может обосновать увеличение налоговых расходов за счет командировочных трат, если все они произведены в пределах установленных норм и отражены в положении.

  • О admin

    x

    Check Also

    Претензии и иски по договору транспортной экспедиции

    Претензии и иски по договору транспортной экспедиции Претензия по договору транспортной экспедиции — обязательный документ ...

    Рейтинг@Mail.ru